MADRID -Coincidiendo con el Día Mundial Sin Papel – el pasado 25 de octubre -, un estudio de la compañía de gestión documental Iron Mountain apunta que la oficina sin papel queda lejos para muchas empresas europeas y que tienen grandes problemas ya que sus sistemas de custodia documental están colapsados y desorganizados.

El estudio, que consulta a directivos en los sectores legal, industria, farmacéutico y servicios financieros en Alemania, España, Francia, Holanda, Hungría y Reino Unido, desvela que un 58% de las empresas acumula la mayoría de sus datos en papel en un almacén central en sus propias oficinas. Muchas veces la información está archivada en sótanos, exponiendo documentación importante al riesgo de inundaciones y humedad y al ataque de roedores.

El 51% de las empresas declara que el grueso de la información importante sobre clientes está almacenada en papel, aunque un 45% comentó que el acceso y su capacidad de almacenamiento se encontraba ya "bastante forzado", lo que imposibilita recuperar la información rápidamente. El 37% dice que sus instalaciones de almacenamiento son "caóticas", poco o nada estructuradas, y que algunos archivos almacenados nunca se han vuelto a ver. Un 2% no tiene ningún tipo de estructura para almacenar la comunicación con los clientes. El 49% teme perder documentos importantes de valor histórico.

"Solo el 1% de las empresas europeas ha conseguido un entorno sin papel", comenta Ignacio Chico, director general de Iron Mountain España. Las empresas tienen que concentrarse en digitalizar sus documentos más importantes: información corporativa, datos de clientes e inteligencia empresarial. El resto de documentos se puede almacenar fuera de la empresa durante un periodo de tiempo determinado como parte de un programa de Responsabilidad Corporativa de la Información (CIR - Corporate Information Responsibility)".